Cette page vous présente les démarches à effectuer vis-à-vis de la mairie pour organiser votre événement : réservation du lieu, demande de matériel, autorisation de débit de boisson...
La commune met à disposition des associations sa salle polyvalente. Elle se compose :
d’un hall,
d’une salle pouvant accueillir jusqu’à 200 personnes ou pouvant être réduite pour environ 80 convives
d’une cuisine aménagée
d’un espace extérieur
Pour réserver la salle, nous vous invitons à contacter l’accueil de la mairie au +33 (0)2 40 01 10 22 afin de valider vos dates, puis de remplir et de nous retourner en deux exemplaires accompagnés d’une enveloppe timbrée et d’une attestation de responsabilité civile le formulaire suivant :
Vous trouverez dans ce formulaire les tarifs si votre événement a un but lucratif, le règlement intérieur et l’état des lieux de la salle.
Une fois votre réservation validée par la mairie, vous serez contacté peu de temps avant votre réservation par l’Association de Gestion de la Salle Polyvalente, qui vous donnera un rendez-vous pour l’état des lieux et la remise des clés.
Nous vous informons que l’utilisation du parc de loisirs pour un événement est soumis aux conditions météorologiques. Par exemple, le parc ne sera pas mis à disposition s’il a été rendu impraticable par trop de pluie. Il ne peut pas non plus être privatisé pour un événement particulier.
Le domaine public
Si votre événement se déroule sur le domaine public, une demande d’occupation du domaine public doit être faite auprès de la mairie.
Organisation de manifestations, défilés ou rassemblements sur la voie publique
Vérifié le 23/01/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Vous êtes responsable d'une association et vous souhaitez organiser une manifestation temporaire sur la voie publique (autre qu'une compétition sportive) ? Vous vous demandez si vous avez des démarches à effectuer ? Nous vous donnons les renseignements utiles. Dans tous les cas, vous devez déclarer préalablement la manifestation envisagée au maire ou au préfet.
Cas général
À Paris
Tout cortège, défilé, rassemblement, manifestation sur la voie publique doit faire l'objet d'une déclaration préalable. Celle-ci est à adresser aux administrations suivantes :
Mairie de la commune ou mairies des différentes communes sur le territoire desquelles la manifestation doit avoir lieu
Préfecture de département (préfecture de police dans les Bouches-du-Rhône) lorsque l'événement doit avoir lieu sur le territoire de communes où la police nationale est compétente (communes chefs-lieux de département et autres communes fixées par décret ou arrêté ministériel. Il est recommandé de se renseigner auprès de sa commune).
les sorties sur la voie publique conformes aux usages locaux (règle non écrite considérée comme obligatoire et s'imposant aux habitants d'une région) sont dispensées de déclaration préalable (fêtes traditionnelles, fêtes de village, feux de la St Jean).
La déclaration préalable doit préciser les informations suivantes :
Coordonnées de l'association à l'initiative de la manifestation (nom, adresse, téléphone, nom et adresse du représentant légal)
Nom, prénom, adresse (et moyens de contact : numéro de téléphone, adresse mail) des organisateurs de la manifestation
Objet de la manifestation
Lieu(x) de la manifestation
Date et heures de début et de fin
Itinéraire si la manifestation implique le déplacement de personnes (défilé, cortège)
Estimation du nombre de participants attendus
Descriptif des dispositifs de sécurité mis en place
Particularités de la manifestation (déploiement de banderoles, installation d'une sonorisation, etc.)
La déclaration doit être signée par au moins un des organisateurs de l'événement.
Un modèle de déclaration est disponible :
Modèle de document Association : modèle de déclaration préalable d'une manifestation sur la voie publique
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Premier ministre
La commune ou la préfecture qui reçoit la déclaration délivre immédiatement un récépissé.
La déclaration doit être faite au moins 3 jours francs et au maximum 15 jours francs avant la date de l'événement.
L'autorité publique (maire ou préfet) vérifie que vous respectez les points suivants :
Vous avez pris les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des personnes et des biens (relation avec les pompiers, mise en place éventuelle d'un poste de secours,...).
Vous vous êtes assurés que les installations prévues (tentes, enceintes, gradins, scènes, manèges,...) répondent aux obligations légales et réglementaires de sécurité.
Vous avez souscrit les assurances nécessaires en cas de mise en jeu de votreresponsabilité.
Vous avez prévu, si nécessaire, les mesures utiles pour remettre en état la voie publique à l'issue de l'événement.
L'administration peut demander des modifications (horaires, parcours,...). Elle peut également apporter son soutien technique (prêt de matériel, mise à disposition de personnels techniques, prêt de salles,...). Les forces de police ou de gendarmerie peuvent contribuer à la concrétisation des dispositifs de sécurité.
Attention :
le concours de l'administration (pouvoirs publics) peut vous être facturé.
Si le maire ou le préfet estime que la manifestation projetée est de nature à troubler l'ordre public, elle l'interdit par un arrêté qu'elle notifie immédiatement aux signataires de la déclaration.
Le maire transmet, dans les 24 heures, la déclaration au préfet de département. Il y joint, éventuellement, une copie de son arrêté d'interdiction.
Le préfet de département peut également interdire, pendant les 24 heures qui précèdent la manifestation et jusqu'à dispersion, le port et le transport, sans motif légitime, d'objets pouvant constituer une arme sur les lieux de la manifestation, les lieux avoisinants et leurs accès.
La contestation d'une interdiction s'effectue par le biais d'un référé-injonction (aussi appelé référé conservatoire). Celui-ci permet l'examen du recours en moins de 48 heures. La contestation doit être faite par écrit, argumentée et adressée au juge des référés.
Les faits suivants sont punis par des peines pouvant aller jusqu'à 6 mois d'emprisonnement et 7 500 € d'amende :
Organisation d'une manifestation sur la voie publique sans déclaration
Organisation d'une manifestation ayant été interdite
Établissement d'une déclaration préalable incomplète ou inexacte
Tout cortège, défilé, rassemblement sur la voie publique doit faire l'objet d'une déclaration préalable à la préfecture de police au moyen d'un dossier spécifique.
La déclaration doit être effectuée au moins 2 mois avant la date de la manifestation.
Une demande effectuée moins de 2 mois avant la date de la manifestation envisagée est admise lorsqu'un événement imprévu, d'envergure nationale ou internationale (hormis toute animation à caractère saisonnier) la justifie. L'urgence doit être motivée.
Le délai est porté au minimum à 3 mois si l'événement envisagé rassemble une foule importante ou entraîne l'implantation d'installations complexes (grands concerts, marathons,...).
L'autorité publique vérifie que vous respectez bien les points suivants :
Vous avez pris les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des personnes et des biens (relation avec les pompiers, mise en place éventuelle d'un poste de secours, etc.).
Vous vous êtes assurés que les installations éventuellement prévues (tentes, enceintes, gradins, scènes, manèges,...) répondent aux obligations légales et réglementaires de sécurité.
Vous avez souscrit les assurances nécessaires en cas de mise en jeu de votre responsabilité.
Vous avez prévu, si nécessaire, les mesures utiles pour remettre en état la voie publique à l'issue de l'événement.
L'administration peut demander des modifications (des horaires, du parcours,...). Elle peut apporter son soutien technique (prêt de matériel, mise à disposition de personnels techniques, prêt de salles, etc.). Les forces de police ou de gendarmerie peuvent contribuer à la concrétisation des dispositifs de sécurité.
Attention :
le concours de l'administration (des pouvoirs publics) peut vous être facturé .
Si le préfet de police estime que la manifestation projetée est de nature à troubler l'ordre public, il l'interdit par un arrêté qu'il notifie immédiatement aux signataires de la déclaration.
Il peut également interdire, pendant les 24 heures qui précèdent la manifestation et jusqu'à dispersion, le port et le transport, sans motif légitime, d'objets pouvant constituer une arme sur les lieux de la manifestation, les lieux avoisinants et leurs accès.
La contestation d'une interdiction s'effectue par le biais d'un référé-injonction (aussi appelé référé conservatoire). Celui-ci permet l'examen du recours en moins de 48 heures. La contestation doit être écrite, argumentée et adressée au juge des référés.
Les faits suivants sont punis par des peines pouvant aller jusqu'à 6 mois d'emprisonnement et 7 500 € d'amende :
Organisation d'une manifestation sur la voie publique sans déclaration
Organisation d'une manifestation ayant été interdite
Établissement d'une déclaration préalable incomplète ou inexacte
La salle polyvalente dispose d’une cuisine équipée ainsi que de tables et de chaises. L’association reinoise « INTER SOCIETES » propose en complément la location de matériel et de vaisselle : chapiteaux, stands, tables, bancs…
Un contact vous sera communiqué en appelant la mairie au +33 (0)2 40 01 10 22.
L’autorisation temporaire de débit de boisson
Une association peut ouvrir une buvette temporaire pour vendre des boissons des groupes 1 et 3, sous réserve de l’obtention d’une autorisation du maire. Cette demande peut être faite en remplissant ce formulaire de demande de débit de boisson.
L’association peut obtenir 5 autorisations annuelles maximum.
Pour organiser votre événement au Parc de Loisirs, merci de formuler une demande écrite en mairie, par mail à l’adresse mairie@sainte-reine-de-bretagne.fr ou par courrier :